Geschäftsreisen und Schulungen: Noch kompliziertere Administration

Nach der derzeit geltenden Gemeinschaftsverordnung kann ein Arbeitnehmer nur in einem einzigen Staat versichert werden, im Allgemeinen in dem Staat, in dem er seine Arbeit physisch verrichtet. Mehrere Faktoren beeinflussen, wo, wie und in welcher Höhe die Beiträge zu zahlen sind. Solche Faktoren sind beispielsweise, ob der Mitarbeiter im Ausland angestellt oder selbstständig ist, ob er für einen dauerhaften Aufenthalt zur Arbeit ins Ausland entsandt wird beziehungsweise, ob er parallel in mehreren Ländern gleichzeitig arbeitet oder möglicherweise täglich oder wöchentlich zwischen zwei Ländern pendelt. Um den Charakter der Arbeit im Ausland zu bestimmen, sind alle relevanten Kriterien zu prüfen, außerdem wird die Aufsichtsbehörde auch die Situation als Ganzes bewerten.

Entsandter kann im Entsenderland versichert bleiben

Für Entsendungen gelten jedoch besondere Regeln, da der Mitarbeiter im Land des Entsenders versichert bleiben kann, wenn die Bedingungen dafür erfüllt sind. Eine solche Vereinfachung gilt für die Entsendung, wenn ein im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaates ansässiger Arbeitgeber einen Arbeitnehmer in das Hoheitsgebiet eines anderen Mitgliedstaates entsendet, damit er dort für ihn tätig ist. Die voraussichtliche Dauer der Arbeit sollte 24 Monate nicht überschreiten. Wird ein Arbeitnehmer auf der Grundlage des Vorstehenden als entsandter Arbeitnehmer angesehen, unterliegt er aufgrund einer besonderen Bescheinigung (A1) nicht der Verpflichtung, im Ausland Beiträge zu zahlen.

Da die derzeitige EU-Verordnung nicht zwischen zeitweiligen Arbeiten oder Besuchen und langfristigen Entsendungen unterscheidet, gelten ähnliche Regeln. Solche Kurzbesuche kommen also eigentlich einer Entsendung von weniger als 24 Monaten gleich. Es wird daher dringend empfohlen, das A1-Zertifikat vor Beginn einer Geschäftsreise zu erwerben, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wenn die erforderlichen Dokumente fehlen, ist der Arbeitnehmer automatisch verpflichtet, im Aufnahmestaat Beiträge zu entrichten; daher kann die Nichtbeschaffung der Dokumente schwerwiegende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen sowie Geldstrafen nach sich ziehen, deren Höhe vom innerstaatlichen Recht des betreffenden Mitgliedstaates abhängt. Darüber hinaus umfasst dies nach unserer Erfahrung auch Fälle, in denen der Arbeitgeber den Arbeitnehmer täglich in verschiedene Mitgliedstaaten entsendet – was für jeden Bestimmungsort separate A1-­Formulare erfordert.

Überprüfung der EU-Koordinierungs­verordnung eingeleitet

Dennoch hat die Europäische Kommis­sion in der Zwischenzeit eine Überprüfung der EU-Koordinierungsverordnung eingeleitet. Die Änderungsanträge zielen darauf ab, diese praktischen Probleme auf eine beruhigende und klare Art und Weise zu lösen, sodass das Kon­zept von Geschäftsreisen speziell in die EU-­Vorschriften aufgenommen werden würde. Dies würde auch temporäre Aktivitäten im Zu­sam­menhang mit den Geschäftsinteressen des Arbeitgebers, wie oben erwähnt, einschließen. Obwohl der Entwurf der legislativen Ent­schließung des Europäischen Parlaments nach der Annahme durch den Europäischen Rat bereits fertig formuliert wurde, ist noch keine endgültige Einigung zwischen den drei Institutionen erzielt worden, so dass der Inhalt des Berichts geändert werden kann. Die gute Nachricht ist aber, dass eine Vereinfachung unmittelbar bevorsteht.

Die Autorin ist leitende Beraterin und Partner der Beratungsfirma LeitnerLeitner.