Umstellung auf
elektronischen Datenaustausch muss weitergehen

Seit knapp einem
Monat können Eintragungen beim Firmengericht nur noch elektronisch eingereicht
werden. Das dafür verantwortliche System wurde von der Microsec Kft.
entwickelt. Die Budapester Zeitung unterhielt sich ihrem Entwicklungsdirektor
Márton Hegedüs über den Verlauf der Umstellung und über die weiteren
Anwendungsfelder für die elektronische Unterschrift in Ungarn.

Wie verlief der Übergang?

Die Möglichkeit,
Firmen beim Firmengericht elektronisch registrieren zu lassen oder deren Daten
zu ändern, gibt es für Anwälte bereits ab 2005. Von daher bedeutete die
erfolgte Umstellung für die meisten Anwälte nichts grundlegend Neues. Nicht
zuletzt deswegen vollzog sich der Übergang zur elektronischen Form, die ab 1.
Juli Pflicht ist, ohne größere Probleme.

Wie stark konnte sich das
neue Registrierungssystem durchsetzen als es noch freiwillig war?

Bevor es vor etwa
einem Monat Pflicht wurde, machte bereits über die Hälfte der Anwälte von
dieser Möglichkeit Gebrauch. Im letzten Herbst waren es gerade mal 5 bis 10%.
Die sprunghafte Zunahme der Zahl der Nutzer hatte nicht zuletzt auch etwas mit
den immensen Kostenvorteilen der elektronischen Abgabeform zu tun. Inzwischen
nutzen die meisten Anwälte das neue System oder sind zumindest schon im Besitz
der dafür notwendigen Instrumente: der Chipkarte, dem Lesegerät für die
elektronische Unterschrift sowie des so genannten Zeitstempels. Von den etwa
11.000 registrierten Anwälten, die sich natürlich nicht alle mit
Firmenvertretungen beschäftigen, nutzen bereits etwa 7.000 diese modernen
Mittel.

Wie funktioniert die
elektronische Unterschrift?

Für das
Registergericht bestimmte Dokumente, die der Anwalt vor der Abgabe
gegenzeichnen muss, scannt er einfach ein. Anschließend versieht er die Mappe
mit den Dokumenten im pdf-Format mit seiner elektronischen Unterschrift – schon
ist das Paket sendefertig. Für die Unterschrift braucht er eine Chipkarte, ein
Lesegerät und seinen Pin-Code. Die Prozedur ist so einfach, dass jemand, der
Erfahrung im Umgang mit Computern hat, nur etwa eine Viertelstunde zur
Aneignung der entsprechenden Schritte braucht. Pro Jahr kostet die inzwischen
vorgeschriebene Möglichkeit 20.000
Ft.

Und was hat es mit dem so
genannten Zeitstempel auf sich?

Technisch gesehen
ist der Zeitstempel nur eine Softwareprozedur. Wenn ich ein elektronisch
unterzeichnetes Dokument abschicke, dann wird automatisch der Kontakt mit dem
Zeitstempel-Server aufgenommen und den Dokumenten ein Zeitstempel zugeordnet.
Nur in dieser Form ist es gültig. So wird sichergestellt, dass es auch dann
gültig bleibt, wenn ich nach Verlust und anschließender Sperrung meiner alten
Karte gezwungen bin, zukünftige Dokumente mit einer neuen elektronischen
Unterschrift zu unterzeichnen. Über die Verbindung mit der Zeit wird
sichergestellt, dass alle bis zur Sperrung unterzeichneten Dokumente weiterhin
ihre Gültigkeit behalten.

Anfang Juli gab es etliche
Beschwerden, weil beim Registergericht viele Daten nicht angenommen wurden. Was
war die Ursache dafür?

Obwohl das
Registergericht seine Kunden im Vorfeld eingehend darüber informiert hatte,
dass ab 1. Juli zur Eintragung von Firmen beziehungsweise bei der Mitteilung
von Änderungen nur noch ein spezielles elektronisches Formular verwendet werden
darf, hatten viele Anwälte trotzdem auf herkömmliche Weise versucht, ihre Daten
einzureichen, also mittels vorher ausgefüllter und dann gescannter Dokumente.
Diese wurden ab dem 1. Juli natürlich nicht mehr vom System akzeptiert. Die
Anwälte gingen fehl in der Annahme, dass es eine Übergangszeit gibt, in der
beide Eingabevarianten parallel akzeptiert würden. Dass am ersten Tag etwa 40%
der Anwälte nicht richtig informiert waren oder meinten, das neue Reglement
ignorieren zu können, sollte nachdenklich machen. Es hatte sich danach aber
schnell herumgesprochen, dass der Stichtag 1. Juli wirklich ernst gemeint war,
und es gab keine derartigen Probleme mehr.

In den letzten Tagen vor der
Umstellung gab es vor dem Registergericht lange Schlangen. Warum?

Das Problem war,
dass die Umstellung mit zwei weiteren Stichtagen für Änderungen zeitlich
zusammenfiel. Mit Blick auf den plötzlich gestiegenen Kundenandrang wurde zwar
der Stichtag zur Modifizierung der Tätigkeitsprofilregistrierung schließlich
bis zum Ende des Jahres verschoben. Allerdings erfolgte diese Verschiebung erst
so spät, dass viele Änderungsvorgänge nicht mehr gestoppt werden konnten. Wegen
dieser beiden zusätzlichen Stichtage hatte sich der Andrang beim
Registergericht gegen Ende Juni etwa verfünffacht. Weil jedoch die Umstellung
der Datenabgabe auf Elektronik in der Öffentlichkeit wesentlich bekannter war,
als die beiden anderen Änderungen, wurden die langen Schlangen schnell mit dem
prominenteren Ereignis in Verbindung gebracht. In Wahrheit hatte die Umstellung
jedoch kaum Einfluss auf die Schlangen. Genauso wenig wie auf den im Juni
entstandenen größeren Rückstand des Registergerichts bei der Bearbeitung von
Eingängen. Im Gegenteil: Durch die mit dem neuen System mögliche höhere
Bearbeitungsgeschwindigkeit können die Rückstände jetzt deutlich schneller
aufgeholt werden.

Gehören nach der Umstellung
die Papierberge im Registergericht langsam der Vergangenheit an?

Nein, leider noch
nicht ganz. Auch die Bilanzen, die alle ungarischen Firmen einmal pro Jahr beim
Registergericht anzugeben haben, sorgen für große Papiervolumina. Aber auch
dieses Kapitel wird bald der Vergangenheit angehören. Während in diesem Jahr
die Papier- und die elektronische Form noch parallel akzeptiert werden, dürfen
die Bilanzen ab kommendem Jahr nur noch elektronisch eingereicht werden.

Wie weit sind die
Firmengerichte anderer Länder?

Mit der am 1.
Juli erfolgten Änderung ist Ungarn wieder ins europäische Spitzenfeld
aufgerückt. Außer uns sind dort nur einige nordische Länder und Portugal.

Gibt es aus dem Ausland
Interesse an Ihrer Lösung? Kann sie überhaupt auf andere Länder angewandt
werden?

Nein, das ist
schwer vorstellbar. In jedem Land gibt es bereits eine Form von
Firmenregistratur. Auf dieser Basis finden alle weiteren Entwicklungen statt.
Auch in Ungarn wurde bewusst nicht auf ein woanders erfolgreich laufendes
System zurückgegriffen. Das, was meine Firma heute bietet, ist das Produkt
einer fast zwei Jahrzehnte langen Symbiose mit dem ungarischen Registergericht.
Es ist deutlich preis- und zeitgünstiger, dieses vorhandene System schrittweise
weiterzuentwickeln, als von heute auf morgen ein neues System aufzupfropfen und
vollständig neu an die ungarischen Verhältnisse anzupassen.

Trotzdem versuchen
internationale Anbieter, Ihnen in Ungarn Konkurrenz zu machen?

Es ist alles eine
Geldfrage. Natürlich kann das von uns entwickelte System gegen andere
ausgetauscht werden. Auch in anderen Ländern gibt es schließlich gut
funktionierende Systeme. Allerdings käme dieser Austausch und der komplette
Neuaufbau den ungarischen Steuerzahler relativ teuer zu stehen. Ganz zu
schweigen von den Risiken und Startproblemen, die mit einer kompletten
Umstellung einhergehen würden. Vom Standpunkt der ökonomischen Vernunft ist es
also sinnvoll, dass das Registergericht die Zusammenarbeit mit uns auch in
Zukunft fortsetzt. Bei fairen Ausschreibungen können wir regelmäßig
preisgünstigere Angebote unterbreiten. Das hat einfach damit etwas zu tun, dass
wir all die Entwicklungsanstrengungen der vergangenen Jahre und all das
gewonnene Know-how nicht mehr einpreisen müssen.

Welche weiteren
Anwendungspotenziale sehen Sie in Ungarn für die elektronische Unterschrift?

Im Prinzip kann
die elektronische Unterschrift überall zum Einsatz kommen, wo zwischen
Organisationen oder zwischen Organisationen und Individuen ein hohes
Kommunikationsbedürfnis besteht und wichtig ist, dass alle diesbezüglichen
Nachrichten auch wirklich authentisch sind. Ein besonders großes Gebiet ist der
Austausch von elektronischen Rechnungen. Im Gegensatz zu Deutschland etwa
müssen diese in Ungarn ja mit einer Unterschrift versehen werden. Hier könnte
viel Geld und Zeit gespart werden. Die Kosten einer Rechnung werden ja nicht
nur durch ihren Druck und Versand verursacht. Zu den Folgekosten gehört auch
die Eingabe der jeweiligen Rechnung in das Buchhaltungssystem, also die
Redigitalisierung ihrer Parameter. Wenn die Rechnungen jedoch elektronisch
kommen und gewissen formellen Standards genügen würden, könnte dieser
zeitaufwendige und mit Fehlerquellen behaftete Schritt wegfallen. Die
Technologie ist vorhanden. Es fehlt bisher nur der Wille und teilweise die
Unterstützung durch den Staat.

Wie könnte diese aussehen?

Ähnlich wie bei
der soeben erfolgten Umstellung beim Firmengericht sollte der Staat einfach nur
schrittweise für immer weitere Gebiete die elektronische Form vorschreiben.
Vielleicht würden etliche Menschen einige Wochen lang murren. Auf die Dauer
wären aber alle Gewinner. Mit dem Geld wiederum, das die Organisationen und
insbesondere der Staat durch die Ausbreitung der elektronischen Form gewinnen,
könnte Menschen geholfen werden, die mit der neuen Technologie noch Probleme
haben. Es könnte Personal finanziert werden, das an Servicepunkten anderen
Menschen bei elektronischen Interaktionen hilft. Besonders auf dem Land könnte
auf diese Weise ein besseres Lebensniveau geschaffen werden. Wenn man überlegt,
wie viele Ungarn jeden Tag Stunden damit verbringen, in die nächste Stadt zu
fahren, um dort zu fest vorgeschriebenen Öffnungszeiten irgendwelche
Behördengänge zu erledigen. Das müsste beim gegenwärtigen Stand der Technologie
alles nicht mehr sein! Die Bürger könnten sich stattdessen lieber mit
Wertschöpfung beschäftigen oder um ihre Familien kümmern. Genauso wie es der
Staat inzwischen als seine Aufgabe erkannt hat, mit seiner Macht die knappen
Ressourcen an Energie zu schützen, sollte er sich auch stärker für die ebenso
knappen Ressourcen an Zeit seiner Bürger engagieren. Ganz zu schweigen von den
positiven Umweltaspekten, wenn nicht mehr so viel gereist werden und so viel
Papier verschwendet werden muss. Alle politischen Parteien könnten sich in
diesem Prozess mit entsprechenden Vorschlägen einbringen.

Welche Schritte halten Sie
für die nahe Zukunft für machbar?

Ich verspreche
mir von der soeben erfolgten Umstellung eine große Ausstrahlung auf andere
Bereiche. Wenn die Firmenunterlagen jetzt auch authentisch elektronisch
vorliegen, dann können sie auch zur Eröffnung von Konten genutzt werden.
Praktisch wäre eine elektronische Unterschrift auch für Inkassofirmen, die
jährlich in großer Zahl bei Banken Erkundigungen über Konten einholen müssen.
All das geschieht bisher überwiegend in Papierform. Die Banken antworten
ebenso. Da die Banken jedoch ohnehin schon darauf eingestellt sein sollten,
elektronisch unterschriebene Dokumente zu empfangen oder zu versenden, sollten
sie auch mit anderen Organisationen entsprechend in Kontakt treten. Auch die
Kontakte der Finanzämter mit den Banken könnten in Zukunft elektronisch
erfolgen. Mit den Registergerichten geschieht dies bereits. Eine weitere große
Anwendergruppe sind Notare, die per Gesetz verpflichtet sind, sich eine entsprechende elektronische
Infrastruktur zuzulegen. Der große Durchbruch käme freilich, wenn jeder Bürger
neben seinem physischen Ausweis zugleich auch einen elektronischen
Identitätsausweis erhielte, mit dem er an Interaktionen im virtuellen Raum
teilnehmen kann. Hier ist wieder der Staat gefragt.

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